開立電子發票一定要加值中心嗎?如何選擇? | 買運彩
有些加值中心甚至會提供雲端式的店家後台,讓你可以用網路瀏覽器就可以開發票,不需要加裝軟體。因為各加值中心提供的服務內容都不盡相同,所提供的程式功能也有很大的 ...
電子發票加值中心的必要性
為什麼公司開立電子發票幾乎都要找加值中心?我們先簡單說明加值中心的必要性。
公司行號開立電子發票最重要的就是將發票資料上傳。上傳的資料範圍包含各種狀態的發票(開立、作廢或注銷等)、折讓單的資料(也有開立與作廢的情形)以及空白未使用發票號碼的上傳。資料上傳財政部時,需要正確、及時,而且要依照財政部規定的資料交換格式 (XML)。不過這個專業的資料交換格式不是一般人可以理解或處理,必須借助 IT 專業人員的幫忙。這是開立電子發票選擇加值中心的第一個原因。
除了專業的資訊技術,電子發票有一些作業規定要遵守。例如發票載具可以怎麼運用、中獎發票要怎麼處理、發票開錯了又已過期怎麼辦…等等。許多原先沒想過的事突然遇到了,如果沒有有經驗的加值中心協助引導處理,可能會讓你很想砸電腦(誤)甚至被罰。因為跨到資訊領域,有時你的會計師也不一定能幫上忙。這是要好好選擇加值中心的第二個原因。
和早年比起來,電子發票的相關作業方式已穩定許多。不過財政部還是每隔一段時間就做一些作業上的改進或調整。電子發票加值中心作為專業廠商,會追蹤並調整系統或程式來配合財政部。這種維護工作繁瑣卻不能省略。多數的加值中心收費都不算高,花一些費用讓加值中心來處理這些瑣事是很划算的。
如何選擇加值中心
電子發票加值中心必須經過財政部核可。但即使如此,各家的服務水準還是有很大的差異。加值中心不只是提供一個程式或介面讓你輸入發票資料這麼簡單而已。以下提供一些方向作為大家選擇加值中心的參考。
能否協助你正確作業加值中心所提供的發票系統應該要有完善的防呆供能,避免我們在開發票時產生不必要的錯誤,例如統編打錯、金額算錯等。有些厲害的系統[1]甚至會根據輸入的統編,自動帶入公司名稱和地址等。既能防呆,還可以省去許多打字輸入的時間。防呆沒做好,可能會到資料上傳財政部時才被檢出錯誤打回票。這樣不但不好處理,還可能收到限時改善的警告。
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營業人擔任加值服務中心申請書 | 買運彩
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